We hebben nogal wat geëxperimenteerd met verschillende manieren om onze groepsbijeenkomsten te houden. Bij de meeste van onze vergaderingen voegen sommige groepsleden zich bij ons vanaf andere locaties, en we willen dat de externe leden volwaardige deelnemers aan de vergadering zijn.
Een tijdje deelden we alleen het geluid met de deelnemers op afstand, via skype. Dat werkte redelijk goed, maar het bracht de moeilijkheid met zich mee dat de deelnemers op afstand niet hetzelfde scherm konden zien dat we op de muur in onze vergaderruimte projecteerden. Als we maar één externe deelnemer hadden, konden we een lo-fi-beeld verzenden via video-skype, maar dit was nauwelijks beter dan helemaal geen scherm.
We zijn toen verschillende software voor webvergaderingen gaan uitproberen: een gratis proefversie van gotomeeting en de gratis versie van dimdim (toen die nog beschikbaar was). Gotomeeting had het probleem dat het Windows, Mac en Linux niet in gelijke mate ondersteunt. Dimdim had betere ondersteuning voor verschillende besturingssystemen, maar had een veel slechtere geluidskwaliteit en de video was soms helemaal zwart of vertraagd met wel 10 seconden. Deze "officiële" oplossingen hebben voor ons dan ook niet geleid tot een betere communicatie.
Ons probleem was opgelost toen we ons realiseerden dat we skype voor audio konden gebruiken en allemaal hetzelfde scherm konden delen door VNC te gebruiken. We hebben een VNC-server met (alleen-lezen) java-client geïnstalleerd op een van onze linux-servers. Tijdens een meeting heeft de meeting facilitator de touwtjes in handen via een read-write VNC-sessie terwijl de andere deelnemers alleen maar toekijken. De audioverbinding gebeurt zoals voorheen via skype, waardoor audio van goede kwaliteit wordt geleverd via een speciale externe luidspreker/microfooncombinatie.
Hier werden we heel blij van, zonder maandelijkse abonnementskosten. Ik hoor graag over andere alternatieven.
Update: Esther van Enckevort legt in een posting op haar blog uit hoe je een VNC-server opzet zoals wij deden.